Digitaler Wahnsinn oder Hilfe?
Die digitale Welt schafft eine enorme Vernetzung geistigen Potenzials und führt zu signifikanten Ersparnissen an Zeit und Kosten. Eine der größten digitalen Errungenschaften ist die E-Mail: Ressourcen werden gebündelt, Arbeitsprozesse durch raschen Informationsaustausch beschleunigt und die Entscheidungswege verkürzt. Doch aufgrund der Flut an Informationen, mit denen E-Mail-Nutzer mittlerweile überschüttet werden, wird die digitale Kommunikation für viele immer mehr zu echtem Stress.
60 Milliarden E-Mails pro Tag an mehr als 500 Millionen Empfänger. Diese Zahlen sprechen für sich. Es sind geschätzte Werte von Computerfreaks im Netz inklusive aller privaten (rund 30 Prozent) und geschäftlichen Mails (70 Prozent). Dazu kommt eine kaum zu überblickende Anzahl an Spam-Mails im Schneeballsystem. Messen kann man das kaum. Nur 40 Prozent der erhaltenen Mails werden vom Empfänger als sehr wichtig eingestuft, 30 Prozent werden eher in Ablage „P“ verschoben, der Rest ist irgendwo wichtig, aber wenig relevant, wie eine Studie der TU Freiburg im Frühjahr 2009 ergab. Das bedeutet, dass eben auch viel Müll verschickt wird.
Virtuelle Sozialkompetenz statt Arbeitszeit-Killer
Nach einer repräsentativen Umfrage von TNS Emnid entwickelt sich die elektronische Post zunehmend zum Arbeitszeit-Killer. Neue E-Mails werden schnell gelesen, gab mehr als ein Viertel der Befragten an. Jedoch mehr als die Hälfte der Umfrageteilnehmer fühlt sich von dem wachsenden Informationsvolumen und dem Zeitdruck, sofort reagieren zu sollen, belastet. Dringend Eingänge werden sogar noch nach Feierabend bearbeitet – von zu Hause aus. Priorisierung und Selbststrukturierung sind wichtiger als je zuvor. Laut Nathan Myhrvold, Ex-Technologie-Chef von Microsoft, ist E-Mail zur Jahrtausendwende sogar „die rüdeste Form der Kommunikation, die bislang erfunden worden ist“.
Smileys, Klammern und Semikolons zur guten Laune
Satzfragmente, Umgangssprache, lokale Dialekte und interne Slangs. Originalität scheint demnach in vielen E-Mails wesentlich wichtiger zu sein als der rasch zugängliche Inhalt. Wie kommt das analoge Hirn mit diesen digitalen Prozessen klar? „Ich muss mir mein E-Mail-Programm zu Eigen machen“, rät Roman Soucek, Kommunikationsforscher an der Universität Erlangen-Nürnberg. Also nicht von üppigen Spielereien wie Klingeltönen und Einblendungen verrückt machen lassen: einfach abschalten. Der Großteil davon provoziert Überraschungsmomente, die spürbar von der Bearbeitung komplexer Aufgaben ablenken, die Arbeitsleistung deutlich mindern.
Abgeschickt und erledigt?
Auch IT-affine Jugendliche müssen sich vom Glauben lösen, dass eine digitale Anfrage mit verschickter E-Mail vorerst vom Tisch ist. Denn wenn ich davon ausgehe, dass der Angefragte nach meinem Versand kurzfristig antwortet, frage ich mich nach einer Woche immer noch, warum er das noch nicht getan hat. Ohne zu wissen, dass er lediglich im Urlaub war. Daher der Grundsatz: Bei E-Mail nicht drängeln, sondern Geduld haben. Dringendes per Telefon abklären, um Pannen zu vermeiden.
Wichtigen Dingen auch Priorität schenken
E-Mailen braucht tägliches Zeitmanagement. Lieber zwei Stunden pro Tag dafür reservieren, als im Minutentakt unterbrochen zu werden. Klare Abgrenzung von ablenkenden Einblendungen neuer Nachrichten muss sein. Modernes Multitasking ist aber ein charmanter Versuch, mit möglichst vielen Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren. Das Ergebnis davon bleibt suboptimal. „Die Kunst ist, so zu kommunizieren, dass man genau das bekommt, was man will“, fasst Diplom-Psychologin Knorr zusammen. Daher relevante Informationen prägnanter darstellen, um ermüdende Rätsel zu vermeiden.
Grundlagen für geschicktere E-Mail-Kommunikation
1. Wie viel Zeit braucht der Kommunikationspartner, um auf meine Nachrichten zu antworten?
2. Wie verpacke ich meine Informationen am Besten, damit der Adressat möglichst schnell versteht, worum es mir geht?
3. Welche Medienkanäle passen zu meiner konkreten Situation?
4. Wurde bisherige Korrespondenz auf die Frage zusammengefasst, welche das grundlegende Anliegen klar macht?
5. Spreche ich die Sprache meines Empfängers, habe ich den richtigen Ton gewählt?
